Changer de syndic, une démarche qui ne s’improvise pas

Un changement de syndic ne s’opère pas sur un coup de tête. Une fois fait le constat que le syndic en place ne mérite pas qu’une seconde chance lui soit offerte, il faut identifier d’éventuels remplaçants et procéder à un appel d’offres. Tout en préparant soigneusement la tenue de l’assemblée générale au cours de laquelle le changement sera programmé.

Les récentes dispositions législatives en matière de mise en concurrence du syndic ont parfois été mal interprétées. Si la loi du 6 août 2015, dite loi Macron, impose bien au conseil syndical d’effectuer tous les 3 ans une mise en concurrence du mandat de syndic, il est possible de déroger à cette disposition en faisant voter une dispense de mise en concurrence lors de l’assemblée générale précédant celle théoriquement appelée à se prononcer. Et même si le conseil syndical se livre bien à la mise en concurrence triennale, il n’a pas l’obligation de présenter de nouveaux candidats à l’assemblée.

En revanche, lorsque le conseil syndical est convaincu de la nécessité de se séparer du syndic en place, il a tout intérêt à s’assurer que sa conviction est partagée par les autres copropriétaires. En effet, la nomination d’un nouveau syndic implique qu’au moins la moitié des voix des copropriétaires soient en sa faveur durant l’AG au cours de laquelle sa candidature est présentée.

Définir un cahier des charges

Une fois le principe du changement acté, encore faut-il trouver les candidats au remplacement. Il est déconseillé de se contenter de consulter un unique cabinet. Une véritable mise en concurrence suppose un appel d’offres avec établissement d’un cahier des charges, que le conseil syndical peut accomplir seul ou avec l’assistance d’un courtier en syndic.

Il convient alors de définir :

. le nombre de visites de l’immeuble que le gestionnaire devra effectuer (hors travaux votés en AG) en fonction de la taille de la résidence, de son niveau d’équipement et de son état d’entretien. Par exemple, pour une copropriété de 20 lots principaux, une à deux visites par an peuvent suffire tandis que pour 200 lots, une visite par mois sera plus adéquate ;

. le nombre de réunions du conseil syndical auxquelles devra assister le gestionnaire. Attention aux créneaux horaires alloués : si elles se tiennent en dehors des heures ouvrables, elles seront facturées en sus du forfait. Sauf si le gestionnaire prévoit expressément un certain nombre de réunions en soirée ;

. les heures de présence du syndic ou du gestionnaire en assemblée générale. Aujourd’hui, elles sont le plus souvent incluses dans le forfait mais uniquement dans les heures ouvrables. Au-delà, elles seront facturées en sus.

Dresser la liste des caractéristiques de sa copropriété permettra de cerner les compétences que devra posséder le futur syndic et d’obtenir des propositions calculées au plus juste.

« Entre deux propositions portant sur un immeuble de 180 lots, l’une à 30 000 € comprenant une AG en journée et une visite de l’immeuble par an et l’autre à 33 000 € incluant une visite mensuelle et une AG jusqu’à 22h c’est, contrairement aux apparences, la seconde qui est la plus intéressante… » souligne Rachid Laaraj fondateur de SYNEVAL.

Une fois les offres reçues, il est recommandé de rendre visite à chacun des syndics afin de pouvoir apprécier leur organisation, s’assurer du nombre de copropriétés qu’ils gèrent, du nombre de lots confiés à chaque gestionnaire, et de vérifier les documents administratifs essentiels (la carte professionnelle, l’étendue de la garantie financière, l’attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle).

Les offres économiques, les profils des cabinets (établi de longue date, start-up, voire syndic virtuel…) et la qualité du contact interpersonnel, devront également être pris en compte. Il est recommandé au conseil syndical de ne présenter qu’un seul cabinet en assemblée générale. Car sinon, les voix des copropriétaires risquent de se disperser, et aucun syndic n’obtiendra, in fine, la majorité requise. La copropriété trouvera alors dépourvue de syndic ou, l’ancien syndic sera maintenu en place…

Assurer l’information des autres copropriétaires et préparer l’assemblée générale

Il convient d’informer un maximum de copropriétaires du changement qui se prépare afin qu’ils ne soient pas pris au dépourvu. La communication peut se faire par mail ou courrier circulaire envoyé par le conseil syndical à l’ensemble des copropriétaires, exposant les faiblesses de la gestion actuelle et les améliorations attendues avec la désignation d’un nouveau syndic. Si le conseil syndical a fait appel à un courtier en syndic, ses membres pourront éventuellement communiquer son rapport final.

Une fois les convocations reçues par les copropriétaires, il faudra s’efforcer de recueillir des pouvoirs auprès de ceux qui ne pourront assister à l’assemblée générale. Ne serait-ce que pour combattre l’absentéisme et s’assurer que le taux de participation nécessaire à l’approbation de la résolution sera atteint. Le conseil syndical devra aussi effectuer un contrôle des comptes le plus rigoureux possible afin d’éviter que le syndic écarté ne retienne indûment des fonds. S’il y a désaccord, il faut impérativement formuler dans le procès-verbal d’assemblée générale, l’ensemble des écritures comptables qui devront faire l’objet d’une régularisation sur l’exercice comptable suivant. Le syndic évincé dispose d’un délai maximal de trois mois suivant la nomination de son successeur, pour lui remettre le solde des fonds revenant au syndicat après apurement des comptes. Quant aux documents et archives du syndicat, leur transmission doit intervenir sous un mois et, là encore, le conseil syndical sera le meilleur allié du nouveau syndic en lui signalant les pièces qui pourraient avoir échappé à la transmission.

Détails pratiques :

- Il est impératif de faire inscrire la désignation d’un nouveau syndic à l’ordre du jour de l’assemblée générale à venir en adressant au syndic en titre une lettre recommandée contenant le contrat de son confrère à annexer à l’ordre du jour.

- Les convocations doivent parvenir aux copropriétaires au plus tard 21 jours avant la date de l’AG. Il est donc prudent de les envoyer 5 à 6 semaines à l’avance.

- Il faut aussi prévoir un lieu pour l’AG hors du cabinet du syndic en place dans la mesure où celui-ci, une fois démis de ses fonctions, pourrait demander à l’assemblée de quitter ses locaux. Et d’identifier un copropriétaire susceptible d’assurer le secrétariat de l’AG, un rôle habituellement dévolu au syndic. Le secrétaire se chargera - au moins jusqu’à la nomination du nouveau syndic - de la transcription des débats, consignant pour chaque résolution les copropriétaires s’étant prononcés favorablement, ceux qui se sont abstenus ou opposés.

- Il est aussi préférable que le président de séance pressenti soit acquis à la cause du changement, car il aura la faculté, avant le vote décisif, de demander au syndic sortant de s’éclipser de la salle et d’inviter le nouveau candidat à prendre la parole pour se présenter à l’assemblée.